Lagerbuchungen erstellen und verwalten

Buchungen

Im Untermenüpunkt „Buchungen“ finden Sie eine tabellarische Übersicht aller Ein- und Ausbuchungen.
💡 Tipp: Über das Burger-Menü können Sie zusätzliche Spalten einblenden.

Buchung erstellen

Mit dem Button „+ Neue Buchung“ können Sie unkompliziert Lagerbewegungen erfassen. Hier sind die einzelnen Schritte, die Sie durchlaufen:

1. Daten eingeben

Beim Erstellen einer neuen Buchung sind folgende Felder auszufüllen:

• Buchungsnummer
  • Sie können die Nummer entweder manuell vergeben oder automatisch generieren lassen.
  • 💡 Tipp: Die Nummernkreise für Ein- und Ausbuchungen lassen sich unter Buchhaltung → Einstellungen → Nummernkreise konfigurieren.
• Art der Buchung
  • Einbuchung: Hinzufügen von Artikeln ins Lager (Lagerzugang).
  • Ausbuchung: Entnahme von Artikeln aus dem Lager (Lagerabgang).
• Zeitpunkt der Buchung
  • Direkt: Die Buchung wird sofort wirksam (z. B. bei Entnahme oder Zugang). Dies ist nur möglich, wenn ausreichend Bestand im Lager verfügbar ist.
  • Geplant: Die Buchung wird vorgemerkt und die Bestandsänderung reserviert. Sie wird erst zu einem späteren Zeitpunkt wirksam.
• Projekt (optional)
  • Wählen Sie ein Projekt aus, falls die Buchung mit einem bestimmten Projekt in Verbindung steht.
• Dokument (optional)
  • Verknüpfen Sie ein Dokument, falls die Buchung mit einer Bestellung, Rechnung o. Ä. verknüpft ist.
• Beschreibung
  • Tragen Sie einen Freitext ein, um die Buchung genauer zu beschreiben.

 

2. Lagerartikel auswählen

Mit Klick auf „Zur Artikelauswahl“ gelangen Sie in die Lagerartikelauswahl:

• Suchen und filtern Sie nach Lagerartikeln und füge diese durch Eingabe einer Menge zur Buchung hinzu.
• Sie können später weitere Lagerartikel hinzufügen oder die Mengen der bereits hinzugefügten Artikel anpassen.

Einbuchungen

In dem Fenster für die Artikelauswahl können Sie Ihre Lagerartikel durchsuchen und durch Eintragung einer Menge der Buchung hinzufügen. Außerdem können Sie den Einkaufpreis je Einheit hinterlegen.

Im Tab “Aktuelle Auswahl” finden Sie alle Lagerartikel nochmals aufgelistet, welche der Einbuchung hinzugefügt werden.

Ausbuchungen

Identisch zu einer Einbuchung können Sie bei einer Ausbuchung nach Lagerartikeln suchen und über das Eintragen einer Menge der Ausbuchung hinzufügen. Der Einkaufpreis wird automatisch auf Basis der vorhergehenden Einbuchungen nach FIFO-Prinzip ermittelt.

Bei direkten Ausbuchungen darf die zu buchende Menge nicht den aktuellen Lagerbestand übersteigen.

Buchungsdetails

Die Buchungsdetails geben Ihnen einen Überblick über alle Informationen und Aktionen rund um eine Buchung.

Allgemeine Informationen (oben links)

• Buchungsart: Einbuchung oder Ausbuchung.
• Buchungsnummer: Zur eindeutigen Identifikation.
• Beschreibung: Eine kurze Erläuterung der Buchung.
• Statusübersicht:
  • Wie viele Buchungspositionen sind bereits abgeschlossen?
  • Welche sind teilweise abgeschlossen?
  • Welche sind noch offen?

Aktionen (oben rechts)

• Weitere Buchungspositionen hinzufügen
  • Hier können Sie zusätzliche Lagerartikel zur Buchung hinzufügen.
  • Hinweis: Lagerartikel, die bereits in der Buchung enthalten sind, können nicht erneut hinzugefügt werden. Allerdings können Sie die Menge eines bestehenden Artikels ganz einfach anpassen.
• „Alle geplanten Artikel einlagern“ / "Alle geplanten Artikel entnehmen"
  • Mit diesem Button werden alle offenen Buchungspositionen auf einmal abgeschlossen/ verbucht.

Buchungspositionen (unterer Bereich)

Hier sehen Sie eine Übersicht über alle Buchungspositionen mit den folgenden Informationen:

• Lagerartikel
• Status:
  • Offen:
    Die Buchung ist noch nicht durchgeführt.
  • Teilweise abgeschlossen:
    Ein Teil der Menge wurde bereits verbucht.
  • Abgeschlossen:
    Die Buchung ist vollständig durchgeführt.
• Geplante Menge:
  Die ursprünglich geplante Menge (das „Soll“).
• Bereits eingelagerte/ entnommene Menge:
  Die Menge, die tatsächlich schon verbucht wurde (das „Ist“).

Aktionen für Buchungspositionen

Lagerzugang erfassen / Aus Lager entnehmen

• Hiermit können Sie vorgemerkte Mengen verbuchen, also tatsächlich einlagern oder entnehmen.
• Optionen:
  • Teilmenge: Nur ein Teil der geplanten Menge wird verbucht.
  • Gesamtmenge: Die gesamte geplante Menge wird verbucht.
  • Übermenge: Mehr als die ursprünglich geplante Menge wird verbucht (falls gewünscht).

 

Editieren

• Über das Stift-Icon können Sie die zu buchende Menge anpassen.
• Beachte:
  • Bei direkten Ausbuchungen darf die Menge den aktuellen Lagerbestand nicht überschreiten.
  • Wenn Sie die Menge reduzieren möchten, darf die bereits verbuchte Menge nicht unterschritten werden. In diesem Fall ist eine Korrekturbuchung erforderlich.

 

Löschen

• Mit dem Mülleimer-Icon können Sie offene Mengen einer Buchungsposition löschen.
• Beachte:
  • Bereits verbuchte Mengen können nicht gelöscht werden. Beispiel: Wenn 20 geplant und 5 bereits verbucht wurden, können Sie nur die verbleibenden 15 löschen. Die 5 bleiben als „abgeschlossen“ in der Buchung stehen.
  • Workaround (einzige Option):
    Die betroffenen Artikel können umbenannt werden, z.B. [NICHT VERWENDEN] Artikel 1057, sodass sie in der Übersicht erkennbar sind und im Alltag nicht stören.

Buchungen aus Dokumenten erstellen

Neben der Möglichkeit, Lagerbuchungen manuell zu erstellen, können Sie Buchungen auch direkt aus einem Dokument erzeugen – schnell und automatisch.

Voraussetzung

Das Dokument muss abgeschlossen sein, also darf sich nicht mehr im Bearbeitungsmodus befinden.

Wo findest du die Funktion?

Sie finden die Option „Lagerbuchung erstellen“:

• In der Projektmappe des jeweiligen Projekts
  
    
• In der Dokumentenübersicht (z. B. Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc.)
  
   

Was passiert bei Klick auf „Lagerbuchung erstellen“?

• Es wird automatisch eine neue Lagerbuchung erstellt.
• Alle im Dokument verwendeten Artikel werden inklusive der richtigen Mengen übernommen.
• Standardmäßig handelt es sich um eine geplante Ausbuchung
  → Sie können das natürlich anpassen

Anpassungsmöglichkeiten:

• Art der Buchung ändern
• Mengen anpassen
• Weitere Lagerartikel manuell hinzufügen oder entfernen

Warum erscheinen Lagerartikel in der Buchung, obwohl ich im Dokument mit normalen Artikeln arbeite?

In deinen Dokumenten nutzen Sie Artikel aus dem Artikelstamm.
Beim Erstellen der Lagerbuchung übernimmt Sonepar-HERO automatisch die zugeordneten Lagerartikel.

Nur Artikel, die einem Lagerartikel zugeordnet sind, werden in die Buchung übernommen.
Artikel ohne Lagerbezug werden nicht berücksichtigt.

Was passiert, wenn bereits eine Buchung zum Dokument besteht?

• In diesem Fall zeigt Sonepar-HERO Ihnen einen entsprechenden Hinweis an.
• Sie können:
  • Die bestehende Buchung bearbeiten (über Klick auf die Buchungsnummer)
  • Oder eine neue Buchung erstellen

  

💡 Hinweis:
Diese Funktion hilft Ihnen, Lagerbewegungen direkt an den Arbeitsprozess zu koppeln, reduziert Fehlerquellen und spart Zeit bei der Bestandsverwaltung.

Buchungs-/ Materialübersicht im Projekt

Im Projekt finden Sie ab sofort einen eigenen Tab namens „Lagerverwaltung“.
Dort werden dir alle Materialien aus Lagerbuchungen angezeigt, die im Zusammenhang mit dem jeweiligen Projekt stehen.

Was zeigt Ihnen dieser Bereich?

Die Materialliste bietet Ihnen eine kompakte Übersicht über alle relevanten Lagerbewegungen im Projekt. Für jede Position werden folgende Informationen dargestellt:

• Name des Lagerartikels
  • Klick auf den Namen öffnet die Detailansicht des Lagerartikels – inklusive Bestandsentwicklung, Meldebeständen usw.
• Menge
  • Zeigt Ihnen die Anzahl der bereits verbuchten Artikel.
  • In Klammern sehen Sie die geplante Menge – z. B.:
    „3 (5)“ bedeutet, dass 3 Stück bereits gebucht wurden und insgesamt 5 geplant sind.
• Status der Position
  • Gibt an, ob die jeweilige Materialposition in der Buchung z. B. „geplant“, „teilweise gebucht“ oder „gebucht“ ist.
  • Achtung: Es handelt sich nicht um den Gesamtstatus der Buchung, sondern um den Status der einzelnen Position.
• Zugehörige Buchung
  • Der Name (bzw. die Nummer) der Lagerbuchung, in der das Material enthalten ist.
  • Klick auf den Eintrag öffnet die Detailansicht der Buchung – dort können Sie Änderungen vornehmen oder den Verlauf nachvollziehen.
• Summe
  • Gibt die Gesamtkosten/ Gesamtwert (basierend auf dem EK-Preis) der bereits gebuchten Mengen an.
  • So behalten Sie im Projekt jederzeit die Übersicht über Materialwert und Lagerkosten.

💡 Hinweis:
Diese Projektansicht hilft Ihnen, alle Materialbewegungen zentral im Projekt zu überwachen – egal, ob geplant oder bereits durchgeführt. Sie unterstützt auch bei der Kalkulation und Nachverfolgung von Verbrauch.