In diesem Beitrag finden Sie Infos zum Erstellen und Bearbeiten eigener, individueller Projektassistenten. Damit können Sie optimal Ihre Arbeitsabläufe anpassen.
Was sind individuelle Projekttypen?
Mit dieser Funktion können Sie neue Projektassistenten erstellen und diese nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen.
Die einzelnen Schritte, die ein Projekt durchläuft sind nun also anpassbar. Sie können Ihre eigenen, individuellen Projektassistenten erstellen:
- Schritte in dem vorhandenen Projektassistenten löschen, die Sie nicht benötigen
- Schritte umbenennen, wenn Sie in Ihrem Betrieb andere Begriffe bevorzugt
- Ganz neue Schritte hinzufügen
- Bei Bedarf auch mehrere unterschiedliche Projektassistenten erstellen und nutzen
Jeder dieser Schritte ist im individuellen Projektassistenten anpassbar.
Hinweis: Der "alte" Projektassistent bleibt unveränderbar.
Der bisherige Projektassistent steht Ihnen auch weiter zur Verfügung, kann aber aus technischen Gründen nicht bearbeitet werden. Wenn Sie ihn nicht mehr benötigen, können Sie diesen ausblenden und somit nur noch den erstellten Projektassistenten nutzen.
Wichtig: Wir nennen diese unterschiedlichen Projektassistenten jetzt Projektypen.
So können Sie zum Beispiel unterschiedliche Projekttypen (-assistenten) erstellen, und diese für entsprechend unterschiedliche Projekte nutzen.
Beispiel: Man könnte den Projekttypen "Neuinstallation" und einen Projekttypen "Wartung" erstellen. Oder einen Projekttypen für "große Projekte" und einen für "kleine Projekte". Diese Beide hätten dann jeweils unterschiedliche Schritte, welches das Projekt durchläuft.
Start: Wie kann ich einen eigenen Projekttypen erstellen?
Sie können einen neuen Projekttypen unter Firmeneinstellungen > Projekttypen erstellen.
Sie gelangen nun in die Projekttypenverwaltung, in der alle bestehenden Projekttypen dargestellt werden.
Um nun einen neuen Projekttypen zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf den Button "+Projekttyp".(Hier nochmal der Hinweis, dass der "alte" Standard-Projektassistent nicht angepasst werden kann)
Gib nun den Namen des Projekttyps in der Mehrzahl und Einzahl ein, z.B. "Vorgänge" und "Vorgang". Diese Werte werden in verschiedenen Ansichten verwendet. Die Mehrzahl wird beispielsweise links in der Navigation im Menüband angezeigt. Die Einzahl wird beim Erstellen eines Projekts verwendet. Klicken Sie auf den Button "Speichern", um den Projekttyp zu erstellen.
WICHTIG: Damit Sie den neuen Projekttypen nutzen können, müssen Sie ihn letztlich noch aktivieren. Klicken Sie dafür rechts neben dem neuen Projekttypen auf "(Re-)Aktivieren". Der Status des Projekttypen wechselt dann von "Archiviert" auf "Aktiv".
Wie kann ich meine Projekttypen bearbeiten?
Sie können Ihre Projekttypen unter Firmeneinstellungen > Projekttypen verwalten. In der Tabelle werden alle Projekttypen angezeigt. Hier können Sie die Projektschritte anpassen, den Projekttypen umbenennen, ihn archivieren, reaktivieren oder als Standard-Projekttyp setzen, sowie darin enthaltene Projekte in einen anderen Projekttypen verschieben.
Erklärung der Spalten:
- Name: Hier wird der Wert angezeigt, der im Feld "Mehrzahl" eingetragen wurde.
- Projekttyp: Hier wird angezeigt, um welche Art von Projekttyp es sich handelt. Es gibt zwei mögliche Werte:
- Default Projekttyp: Dies ist der alte Projektassistent, der bisher von allen Kunden genutzt wurde. Diese kann aus technischen Gründen nicht verändert werden. Bei Neukunden wird dieser Typ nicht mehr angezeigt.
- Individueller Projekttyp: Dies ist der neue Typ für Projektassistenten und kann jederzeit individuell angepasst werden. Neukunden erhalten direkt einen individuellen Projekttyp, der nach den eigenen Wünschen angepasst werden kann.
- Standard: Diese Spalte zeigt an, welcher Projekttyp als Standard markiert wurde. Der Standard-Projekttyp wird beim Erstellen von Projekten vorausgewählt und dient als Fallback für Wartungsverträge und die APIs.
- Schritte: Hier wird die Anzahl der Schritte im Projekttyp angezeigt.
- Status: Hier wird angezeigt, ob der Projekttyp momentan aktiv oder archiviert ist. Wenn ein Projekttyp archiviert ist, kann kein Projekt mit diesem Typ über "+Projekt" erstellt werden und er wird nicht mehr in der Navigation angezeigt.
Erklärung der Aktionen:
- Bearbeiten: Hier können Sie die Schritte im Projekttyp bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter "Projektschritte verwalten" weiter unten.
- Projekte verschieben: Sie können Projekte von einem Projekttyp in einen Anderen verschieben. Sie können auch Projekte innerhalb desselben Projekttyps verschieben. Um Projekte zu verschieben, wählen Sie für jeden zu verschiebenden alten Projektschritt einen neuen Schritt im neuen Projekttyp aus. Wenn im neuen Projekttyp kein Schritt ausgewählt wird, werden die Projekte darin nicht verschoben.
- Umbenennen: Hier können Sie den Namen (Mehrzahl und Einzahl) des Projekttyps nachträglich ändern.
- Als Standard setzen: Diese Option wird nur bei Projekttypen mit "Standard = Nein" angezeigt. Damit können Sie den ausgewählten Projekttyp zum Standard-Projekttyp ändern.
- Archivieren: Diese Option wird nur bei Projekttypen mit "Status = aktiv" angezeigt. Damit wird der Status auf "archiviert" geändert. Der Standard-Projekttyp kann nicht archiviert werden, und es können keine Projekttypen archiviert werden, die noch Projekte enthalten. Diese Projekte können über "Projekte verschieben" migriert werden.
- Reaktivieren: Diese Option wird nur bei Projekttypen mit "Status = archiviert" angezeigt. Damit wird der Status auf "aktiv" geändert
Wo kann ich die Projekt-Schritte eines Projekttyps anpassen?
Um die Schritte in einem Projekttyp anzupassen, gehen Sie zunächst in die Projekttypenverwaltung und klicken Sie dann neben dem gewünschten Projekttyp auf das das Zahnrad-Icon (Bearbeiten). Sie gelangen nun in die Verwaltung der Projektschritte, in der du Schritte hinzufügen, bearbeiten oder löschen können.
Erklärung der Spalten:
- Name: Hier wird der Name des Schritts angezeigt. Sie können ihn frei wählen, und er wird im Web und in der App angezeigt.
- Basis-Status: Der Basis-Status kann genutzt werden, um ein Projekt nach Erstellung eines Dokuments automatisch in einen bestimmten Schritt zu verschieben (siehe "Projekt bei Dokumentenerstellung verschieben in...").Er wird auch für die Auswertungen benötigt, z.B. um festzustellen, wann ein Projekt abgerechnet wurde.
- Status-Code: Dieser ist hauptverantwortlich für die Reihenfolge der Schritte und ist vom System für jeden Basis-Status fest vorgegeben. Wenn Sie einen Schritt weiter oben oder unten in Ihrem Projektassistenten haben möchten, dann müssen Sie den Basis-Status (und damit automatisch den Status-Code) oder die Reihenfolgezahl anpassen, siehe nächster Punkt.
- Reihenfolge: Nur wenn zwei Schritte denselben Basis-Status haben, sorgt die Reihenfolgezahl für eine Sortierung. Der Schritt mit der höheren Reihenfolgezahl wird weiter unten in dem Assistenten angezeigt. Wenn beide Schritte denselben Basis-Status und dieselbe Reihenfolgezahl haben, dann wird der Schritt weiter oben angezeigt, der zu erst erstellt wurde.
Erklärung der Aktionen:
- Bearbeiten: Hier können Sie den Namen, die Reihenfolge und den Basis-Status des Schritts ändern.
- Name: Hier können Sie den Namen des Schritts ändern.
- Reihenfolge: Hier können Sie die Reihenfolge der Schritte ändern, wenn sie denselben Basis-Status haben. Der Schritt mit der höheren Reihenfolgezahl wird weiter unten angezeigt.
- Basis-Statustyp verändern: Hier können Sie den Basis-Status ändern, wodurch der Schritt in der Reihenfolge verschoben wird. Bestehende Projekte werden ebenfalls verschoben.
- Schritt löschen (unwiderruflich): Hiermit können Sie einen Schritt unwiderruflich löschen. Bestehende Projekte werden in den darüberliegenden Schritt verschoben.
Wie kann ich einem Projekttyp einen neuen Schritt / Status hinzufügen?
Um einen Schritt hinzuzufügen, können Sie oben rechts auf den Button "+Schritt" klicken. In dem Fenster müssen Sie dann einen Namen vergeben, den Basis-Status wählen und Sie können einen Wert bei Reihenfolge eintragen. Ein anderer Wert als 0 ist nur notwendig, wenn Sie mehrere Schritte mit demselben Basis-Status nutzen möchten.
Die Anzahl der Schritte, die ein Projekttyp beinhalten kann, ist unbegrenzt. Es müssen aber mindestens die drei Schritte mit dem Basis-Status "Neu-Erstkontakt", "Abgeschlossen" und "Archiviert" vorhanden sein, da diese den Anfang und das Ende jedes Projekttyps definieren. Diese drei Status können daher nicht gelöscht oder weitere Schritte mit diesem Basis-Status erstellt werden.
Kann ich ein Projekt zwischen den Projekttypen hin und her verschieben?
Ja, Sie können sowohl einzelne Projekte verschieben, als auch alle Projekte in einem Projekttyp oder nur diejenigen, die in einen bestimmten Status liegen.
Einzelne Projekt verschieben
Um ein einzelnes Projekt zu verschieben, können Sie im Projekt oben rechts auf "Aktionen" klicken und anschließend auf "Projekttyp ändern".
Es öffnet sich dann ein Fenster indem Sie den neuen Projekttypen und den neuen Status wählen können, in den es verschoben werden soll.
Nach dem Verschieben wird ein Logbucheintrag erzeugt, damit der Wechsel nachvollziehbar ist.
Mehrere Projekte verschieben
Um mehrere Projekte zu verschieben, müssen Sie in die Projekttypen-Verwaltung unter den Firmeneinstellung gehen. Klicke neben dem Projekttypen, aus dem Sie die Projekte verschieben möchten, auf das Icon mit den zwei Pfeilen (Projekte verschieben). Anschließend müssen Sie den Projekttypen wählen, in den die Projekte verschoben werden sollen. Das kann auch derselbe Projekttyp sein, wie der bisherige. Nun können Sie noch wählen aus welchen Status Sie die Projekte verschieben möchten und in welchem neuen Status sie verschoben werden sollen. Wenn kein neuer Status gewählt wird, dann werden die Projekte nicht verschoben.
Nach dem Verschieben wird ein Logbucheintrag erzeugt, damit der Wechsel nachvollziehbar ist.
Besonderheiten
Spätere Projekte
Bestehende Projekte, welche in die Liste "Spätere Projekte" verschoben wurden, werden nicht mehr in einem extra Menüband dargestellt. Die Projekte finden Sie aber weiterhin in der Projektübersicht "Alle", sowie in den einzelnen Status-Ansichten (Tabellen). Die Zähler neben dem jeweiligen Status zählen spätere Projekte nicht mit. Um spätere Projekte sauber abzubilden, empfehlen wir hierfür einen eigenen Status anzulegen.
Wartungsverträge:
Sie können in einem Dropdown-Menü auswählen, für welchen Projekttyp du ein Projekt erstellen möchten. Es werden alle aktiven Projekttypen zur Auswahl angezeigt.
Wenn ein Projekttyp archiviert wird, der in einem bestehenden Wartungsvertrag hinterlegt wurde, dann wird das Projekt stattdessen im Projekttyp erstellt, der als Standard markiert wurde.
Projekt bei Dokumentenerstellung verschieben in...:
Im Dokumentenkonfigurator können Sie für jeden Dokumententyp (außer Rechnung) festlegen, in welchen Status ein Projekt verschoben werden soll, wenn ein Dokument erstellt wurde. Bspw. können Sie also einstellen, dass nach dem Erstellen eines Angebots das dazugehörige Projekt in einen Schritt mit dem Basis-Status "Angebotserstellung" verschoben wird.
Falls Sie mehrere Projekttypen nutzen, sollten Sie beachten, dass sich diese Funktion auf den Basis-Status bezieht und somit für alle Projekttypen gültig ist.
Wenn es in einem Projekttypen mehrere Schritte mit demselben Basis-Status gibt, dann wird das Projekt in den ersten bzw. obersten Schritt mit dem gewählten Basis-Status verschoben.
Wenn es in dem Projekttypen keinen Schritt mit dem Basis-Status gibt, dann wird das Projekt nicht verschoben.
Bei Dokumenten mit dem Typ "Rechnung" ist das Verschieben des Projekts vom System vorgegeben. Bei Teilrechnungen wird das Projekt in einen Schritt mit dem Basis-Status "Umsetzungsbeginn" verschoben und bei einer Schlussrechnung in einen Schritt mit Basis-Status "Kundenrechnung".
Projekte werden nur vorwärts bzw. nach unten verschoben. Wenn ein Projekt bspw. in einem Schritt mit Basis-Status "Umsetzungsbeginn" liegt (es wurde z.B. eine erste Teilrechnung erstellt) und nun ein Dokument erstellt wird, welches das Projekt in einen vorherigen Schritt schieben würde (Angebot), dann wird das Projekt nicht zurück verschoben.
Lead-API und GraphQL-API:
Die bestehenden APIs funktionieren weiterhin ohne Anpassungen. Die Projekte werden in dem Projekttyp erstellt, der als Standard markiert wurde. Wenn Sie Projekte in anderen bzw. mehrere Projekttypen erstellen möchten, so muss die Projekttyp-ID in der API übermittelt werden. Welche ID Ihr Projekttyp hat, können Sie in der Projekttypenverwaltung sehen, wenn du den Mauszeiger über den Namen eines Projekttyps halten und dann unten links in den angezeigten Link schauen. Die Zahl am Ende ist die ID des Projekttyps, hier ist bspw. die "3"