In Sonepar-HERO ist aktuell kein klassisches Mahnwesen implementiert. Mit dem Dokumententyp "Zahlungserinnerung" können aber bereits jetzt Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen erstellt werden.
Sonepar-HERO ermöglicht es, Zahlungserinnerungen und Mahnungschreiben in Ihren Aufträgen oder Projekten direkt aus der Rechnung zu generieren. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie in wenigen Schritten eine Mahnung erstellen und zusätzlich wie Sie Mahngebühren hinterlegen können.
In diesem Artikel finden Sie folgende Erklärungen:
- Mahnung erstellen
- Möglichkeiten, um Mahngebühren zu hinterlegen
- Mehrere Mahnungen erstellen
- Wie erstelle ich eine Mahnliste?
Mahnung erstellen
Es gibt zwei Wege, in Sonepar-HERO eine Mahnung zu erstellen.
Variante 1:
Wenn Sie eine Mahnung für eine Rechnung in einem Projekt erstellen möchten, müssen Sie zunächst das passende Projekt auswählen.
Dafür wählen Sie beispielsweise im [Projektassistenten] über [alle offenen Projekte] das entsprechende Projekt aus und klicken anschließend auf [Details]. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Jetzt befinden Sie sich in der Projektübersicht Ihres ausgewählten Projekts. Unter dem Reiter [Dokumente] klicken Sie auf [Rechnungen]. Anschließend wählen Sie die passende Rechnung aus, zu der Sie eine Mahnung erstellen möchten. Über einen Klick auf [die drei Punkte] können Sie nun eine [Mahnung erstellen]. Es öffnet sich wieder ein neues Fenster.
Wählen Sie als [Art des Dokuments] nun [Zahlungserinnerung] aus und klicken Sie auf [Erstellen].
Klicken Sie auf [Positionen], um eine Verbindung zum Rechnungsdokument herzustellen. Dadurch werden beispielsweise die Platzhalter automatisch ausgefüllt.
Jetzt gelangen Sie in ein neues Fenster, in dem Sie mit dem [blauen Haken] die Positionen auswählen, für die Sie die Mahnung erstellen möchten. Haben Sie alle Positionen ausgewählt, klicken Sie auf [Übernehmen], und sie werden automatisch in Ihr Dokument übernommen.
Zum Schluss klicken Sie auf [Dokument abschließen] und können entscheiden, ob es [per Mail versendet] oder [nur erstellt] werden soll.
Variante 2:
Eine andere Variante, ist es, über den Button [Dokument erstellen] eine Zahlungserinnerung (Mahnung) zu erstellen.
Es öffnet sich ein Fenster. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, als [Art des Dokuments] die [Zahlungserinnerung] auszuwählen. Da Sie sich bereits in Ihrem ausgewählten Projekt befinden, wird dieses automatisch übernommen. Sollte die Mahnung doch für ein anderes Projekt bestimmt sein, können Sie dies selbstverständlich unter [Projekt/Kontakt] ändern.
Nachdem Sie auf [Erstellen] geklickt haben, gelangen Sie – wie zuvor beschrieben – wieder in den Dokumentenentwurf. Dort können Sie anschließend erneut die jeweiligen [Positionen] für die Mahnung auswählen und das Dokument abschließend entweder vollständig [erstellen] oder [per Mail versenden].
Möglichkeiten, um Mahngebühren zu hinterlegen:
Um eine Mahngebühr in einer Mahnung bzw. Zahlungserinnerung zu hinterlegen, können Sie einfach einen entsprechenden Einleitungstext verwenden.
Wie Sie die Textbausteine in HERO anpassen, erfahren Sie HIER!
Wir haben hier ein Beispiel mit Platzhaltern:
{{Customer.title_full_name}},
trotz unserer schriftlichen Erinnerungen konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang feststellen.
Zur Zahlung offen sind folgende Beträge:
Rechnungs-Nr.: {{ReferenceDocument.nr}}
Rechnungsdatum: {{ReferenceDocument.date}}
Rechnungsbetrag netto: {{ReferenceDocument.value}}
Rechnungsbetrag brutto: {{ReferenceDocument.brutto}}
Mahnbetrag: 00,00 Euro
Natürlich sollte man das Zahlungsziel in einer Mahnung auch noch in dem Text notieren.
z.B. "Den Zahlungseingang erwarten wir bis zum XX.XX.XXXX."
Eine andere Möglichkeit, Mahngebühren zu erheben:
Erstellen Sie einen Artikel, den Sie beispielsweise Mahngebühr nennen. Diesen können Sie anschließend dem Dokument hinzufügen.
Wie sie Artikel anlegen, erfahren Sie HIER!
Mehrere Mahnungen erstellen
Wenn Sie in Sonepar-HERO z. B. eine 1. und/oder 2. Mahnung anlegen möchten, können Sie mehrere Dokumententypen erstellen.
Dafür gehen Sie in der Software rechts auf [Dokumente] und dann auf [Konfigurator].
Mit einem Klick auf [+ Dokumententyp] können Sie einen neuen Dokumententyp anlegen.
Hier können Sie einen Namen vergeben, z. B. „1. Mahnung“, den Basistyp „Zahlungserinnerung“, den Ordner „Zahlungserinnerung“ sowie – falls vorhanden – einen eigenen Nummernkreis auswählen.
Mit einem Klick auf [Speichern] wird der Dokumententyp erstellt, und Sie können ihn in Ihren Projekten wie eine reguläre Zahlungserinnerung verwenden.
Für dieses Dokument können Sie nun auch einen Einleitungstext oder Abschlusstext hinterlegen.
Hier finden Sie unsere Anleitung zum Erstellen von Einleitungs- und Abschlusstexten:
Wie kann ich Texte/Textbausteine/Textvorlagen für meine Dokumente erstellen?
Für die "2. Mahnung" und für die "Letzte Mahnung" gehen Sie diesen Schritt einfach erneut durch.
Wie erstelle ich eine Mahnliste?
Aktuell ist es leider nicht möglich, unter dem Reiter [Buchhaltung] gezielt nach „Mahnung“ zu filtern.
Damit Sie dennoch eine Mahnliste erstellen können, empfehlen wir Ihnen, unter [Dokumente] → [Dokumentenübersicht] im Feld [Typ] nach „Zahlungserinnerung“ zu filtern.
Anschließend können Sie einen [Export] durchführen, um eine Liste aller Mahnungen zu erstellen.
Hinweis: Platzhalter nutzen
In den Textbausteinen können Sie Platzhalter verwenden, um beispielsweise die Rechnungsnummer oder die Summe automatisch aus der Vorlage zu übernehmen:
Sie können auch eigene E-Mail-Templates erstellen, die Sie beim Versenden der Zahlungserinnerung verwenden können, indem Sie dem Template den Kontext [Dokumente – Zahlungserinnerung] zuweisen.
Gehen Sie hierfür in die [Firmeneinstellungen] und dort in den Bereich [E-Mail-Templates]. Dort können Sie ein neues Template erstellen oder ein bestehendes bearbeiten.
Alles klar? Noch Fragen?
Wir hoffen, dieser Beitrag hilft Ihnen direkt weiter. Falls nicht, können Sie uns direkt unter info@sonepar-hero.de schreiben.
Wir sind für Sie da!