Einleitung:

Bei E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD) handelt es sich grundsätzlich um maschinenlesbare Rechnungen. Anders als bei einer reinen PDF-Rechnung enthalten E-Rechnungen ihre Daten in einem standardisierten Schema, damit sie von anderen Programmen gelesen werden können. Beim ZUGFeRD Format besteht die E-Rechnung aus einer PDF in der die Daten in einer XML-Datei angehängt ist.

Gesetzliche Anforderungen: Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in deutschlandweit verpflichtend eingeführt. Erforderlich sind dann die Erstellung und der Empfang von E-Rechnungen.

Aktuell unterstützen wir bereits die Erstellung von elektronischen Rechnungen im Format ZUGFeRD.

Für den Empfang reicht laut Bundesregierung ein Mail-Postfach aus. Die E-Rechnungen können in HERO dann als Eingangsrechnung (Beleg) hochgeladen werden und somit dauerhaft gesichert.

Wie kann ich meine Rechnung als ZUGFeRD-Rechnung (XRechnung / E-Rechnung) erstellen?

In der Projektmappe, in der Dokumentenübersicht und im Bereich Buchhaltung können Rechnungen als ZUGFeRD-PDF (XRechnung / E-Rechnung) exportiert/erstellt werden.

Um eine Rechnung im Dateiformat ZUGFeRD zu erzeugen, müssen in der Kontaktmappe die Zahlungsdaten hinterlegt und zusätzlich eine Leitweg-ID/Leitwegsnummer angegeben sein.

Wollen Sie nun anschließend eine erstellte Rechnung abschließen, so setzen Sie einfach ein Hacken bei "PDF nach ZUGFeRD 2.0 Standard erzeugen".

Es wird jetzt ein Rechnungs-PDF im ZUGFeRD-Format erstellt.

Wie komme ich an meine xRechnung (XML)?

Um die enthaltene XRechnung (XML-Datei) aus der ZUGFeRD-Datei zu extrahieren, müssen Sie die PDF herunterladen und anschließend mit dem PDF-Programm Ihres Geräts öffnen bspw. mit dem Adobe Acrobat Reader. Hier wird Ihnen dann an der Seite unter Anhänge auch die enthaltene XRechnung (XML-Datei) angezeigt. Diese kann hier dann mit der rechten Maustaste angeklickt werden um diese gesondert herunterzuladen und zu speichern.

Alles klar? Noch Fragen?

Wir hoffen, dieser Beitrag hilft Ihnen direkt weiter. Falls nicht, wenden Sie sich gerne an uns unter info@sonepar-hero.de Wir sind für Sie da!