Mit dem Sonepar-HERO Mahnwesen haben Sie alle unbezahlten Rechnungen übersichtlich im Blick. Sie können bis zu sechs verschiedene Mahnstufen einrichten: drei Zahlungserinnerungen und drei Mahnungen. Zahlungserinnerungen werden unkompliziert per E-Mail mit angehängter Rechnung versandt, während Mahnungen als separate Dokumente per E-Mail oder Post verschickt werden können.
Wie komme ich zum Mahnwesen?
Das Mahnwesen erreichen Sie über zwei Wege:
- In der Seitenleiste unter Buchhaltung > Mahnungen
- Über den Button Zum Mahnwesen in der Kachel Buchhaltung auf der Startseite.
Ersteinrichtung
Bevor Sie das Mahnwesen nutzen können, müssen Sie drei wichtige Einstellungen vornehmen:
- Dokumententyp für Mahnungen anlegen
- E-Mail-Templates für Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen
- Mahnwesen-Einstellungen definieren (Mahnstufen, Intervalle)
1. Dokumententyp anlegen
Beim ersten Öffnen des Mahnwesens unter Buchhaltung > Mahnungen erscheint automatisch ein Fenster, das Sie beim Anlegen des Dokumententyps unterstützt:
- Wählen Sie einen Namen für den Dokumententyp
- Legen Sie den Standardordner fest
- Bestimmen Sie den Nummernkreis
- Falls nötig, können Sie unter +Neu einen neuen Ordner oder Nummernkreis anlegen
- Nach dem Speichern werden Sie zum Dokumentenkonfigurator weitergeleitet. Hier können Sie Einleitungs- und Abschlusstexte festlegen.
💡 Tipp: Wenn Sie mit mehreren Mahnstufen arbeiten, nutzen Sie die Kopierfunktion, um weitere Dokumententypen anzulegen und diese mit individuellen Texten zu personalisieren.
2. Mahnwesen-Einstellungen konfigurieren
- Die Einstellungen finden Sie unter Buchhaltung > Einstellungen.
Ihnen stehen sechs Mahnstufen zur Verfügung:
- Drei Stufen für Zahlungserinnerungen
- Drei Stufen für Mahnungen
So richten Sie eine Mahnstufe ein:
- Klicken Sie auf Bearbeiten bei der gewünschten Stufe
- Passen Sie den Namen der Stufe an (z.B. "1. freundliche Erinnerung" oder "2. Mahnung - dringend")
- Wählen Sie ein E-Mail-Template aus oder erstellen Sie ein neues über +Neu
- Bei Mahnstufen: Wählen Sie einen Dokumententyp aus
- Definieren Sie das Intervall (Anzahl der Tage bis zur nächsten Mahnstufe)
- Speicheren Sie die Einstellungen und aktivieren Sie die Stufe per Checkbox
So funktionieren die Intervalle
Die Intervalle legen fest, wie viele Tage nach Ablauf einer Frist gewartet wird, bevor die nächste Mahnstufe erreicht werden kann. Es wird immer ein Karenztag hinzugefügt.
Beispiel:
- Zahlungsziel: 01.03.
- Rechnung überfällig (+ 1 Karenztag): 02.03.
- 1. Stufe (Intervall: 4 Tage) wird erstellt am: 02.03., Mahnfrist bis 06.03., überfällig am 07.03.
- 2. Stufe (Intervall: 14 Tage) wird erstellt am: 07.03., Mahnfrist bis 21.03., überfällig am 22.03.
3. E-Mail-Templates erstellen
E-Mail-Templates können Sie entweder in der E-Mail-Templateverwaltung oder direkt über den +Neu Button anlegen.
Beim Erstellen eines Templates:
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen (z.B. "1. Mahnung - streng" oder "Freundliche Zahlungserinnerung")
- Definieren Sie einen Betreff
- Schreiben Sie Ihren E-Mail-Text ins Textfeld
Nutzen Sie Platzhalter, um E-Mails automatisch zu personalisieren
Wichtig: Platzhalter richtig verwenden
- Die Platzhalter beziehen sich immer auf das angehängte Dokument:
- Zahlungserinnerung: Die Rechnung wird angehängt → Nutze Platzhalter unter Dokumente für Rechnungsinformationen
- Mahnung: Die Mahnung wird angehängt → Nutze Platzhalter unter Dokumente für Mahnungsinformationen und unter Referenzdokument für Rechnungsinformationen
- Sie können auch weitere Standarddokumente als Dateianhang hinzufügen
Arbeiten mit dem Mahnwesen
Aufbau der Mahntabelle
Unter Buchhaltung > Mahnwesen finden Sie alle unbezahlten Rechnungen übersichtlich in Tabs organisiert:
- Alle: Zeigt alle unbezahlten Rechnungen
- Rechnung überfällig: Nur überfällige Rechnungen ohne Erinnerung/Mahnung
- Weitere Tabs: Je nach aktivierten Mahnstufen (z.B. "1. Zahlungserinnerung", "2. Mahnung")
Wichtige Spalten in der Tabelle:
- Mahnstufe: Aktuelle Mahnstufe der Rechnung (Stapel-Icon zeigt Mahnverlauf)
- Nächste Mahnstufe: Anzahl Tage bis zur nächsten möglichen Mahnung
- Letzte Erinnerung: Datum der letzten Zahlungserinnerung
- Zahlungsstatus: "Offen" oder "Teilzahlung"
- Letzte Notiz: Zuletzt erstellte Notizen zur Rechnung
- Plus weitere Informationen zu Kunden, Projekten und Rechnungsbeträgen
Manuelle Nutzung des Mahnwesens
Zahlungserinnerung versenden
- Klicken Sie auf Zahlungserinnerung erstellen in der entsprechenden Zeile
- Das E-Mail-Fenster öffnet sich mit vorausgewähltem Template
- Die Rechnung ist automatisch als Anhang hinterlegt
- Passen Sie bei Bedarf den Text individuell an
Versenden Sie die E-Mail
Die Rechnung wird automatisch in die entsprechende Mahnstufe verschoben.
Mahnung erstellen
1. Klicken Sie auf Mahnung erstellen
2. Der Dokumenteneditor öffnet sich mit dem definierten Dokumententyp
3. Die ausstehende Rechnung erscheint als Position
4. Teilzahlungen werden ebenfalls angezeigt, der Restbetrag als Summe
5. Optional: QR-Code für einfache Überweisung einfügen
6. Wählen Sie beim Abschluss:
- Nur erstellen (z.B. für Postversand)
- Per E-Mail versenden
Bei E-Mail-Versand öffnet sich das Versandfenster mit vorausgewähltem Template und angehängter Mahnung.
Notizen erstellen
Über Manuelles Erfassen können Sie Notizen zum Mahnprozess erstellen (z.B. "Kunde telefonisch erinnert"). Optional können Sie die Rechnung dabei per Checkbox in die nächste Mahnstufe verschieben.
Mahnverlauf pausieren
Mit Mahnverlauf pausieren schließen Sie eine Rechnung vom Mahnprozess aus. Sie kann dann weder manuell noch automatisch angemahnt werden. Über Mahnverlauf fortsetzen starten Sie den Prozess wieder.
Semi-automatisierter Mahnlauf
- Der semi-automatisierte Mahnlauf spart Ihnen Zeit beim Anmahnen mehrerer Rechnungen.
- Voraussetzungen:
- ✅ Vollständige E-Mail-Templates für alle Mahnstufen
- ✅ E-Mail-Adressen in den Kundendaten hinterlegt
- So funktioniert's:
- Klicken Sie auf Mahnlauf starten (rechts oben)
- Alle mahnfähigen Rechnungen werden angezeigt (abhängig vom gewählten Tab)
- Prüfen Sie die vorgeschlagenen Rechnungen
- Schließen Sie einzelne Rechnungen bei Bedarf über die Checkboxen aus
- Klicken Sie auf x Mails verschicken
Was passiert beim Mahnlauf:
- Zahlungserinnerungen werden automatisch per E-Mail mit Rechnung versandt
- Mahnungen werden erstellt und automatisch per E-Mail versandt
- Alle Rechnungen werden in die entsprechende Mahnstufe verschoben
Nach dem Versand:
- Spalte E-Mail: Versandte E-Mails einsehen
- Spalte Mahndokument: Erstellte Mahnungen öffnen
- Spalte Status: Zeigt an, ob der Mahnlauf erfolgreich war