Grundsätzlich können erstellte und buchhalterisch relevante Rechnungen nachträglich nicht mehr einfach gelöscht werden. Wir können diese Rechnungen jedoch entweder stornieren oder auch korrigieren.
Beide Möglichkeiten werden wir hier nun einmal erläutern. Hinweise, wann sich eine Rechnungsstornierung und wann eine Rechnungskorrektur besser anbieten, findet ihr ebenfalls weiter unten im Artikel.
Rechnungen stornieren
Bei der Stornierung einer Rechnung wird ein neues Dokument "Stornorechnung" erzeugt. In dieser Stornorechnung werden die Positionen aus der Ausgangsrechnung mit negativen Vorzeichen eingefügt sowie die Ausgangsrechnung als Referenzdokument in den Dokumenteninformationen angezeigt.
Lag die Summe der Ursprungs-Rechnung also zum Beispiel bei 11.162,20 EUR, so wird nun eine Stornorechnung mit der Summe -11.162,20 EUR erstellt.
Sie haben im Editor dann noch die Möglichkeit, das Dokument (beispielsweise den Infoblock) anzupassen.
Des Weiteren wird für die Stornorechnung ein eigener Buchungssatz angelegt, welcher die Buchung ausgleicht.
Rechnungskorrektur erstellen
Diese Funktion wird direkt vom System aus zur Verfügung gestellt.
Mit der Rechnungskorrektur können Sie Korrekturen im Fall von Minderleistung, Warenrücksendung, Teilstorno, Mängeln oder Rabattgewährung vornehmen und diese vollständig dokumentieren.
Um eine Rechnungskorrektur zu erstellen, wählen Sie die Dokumentenaktion "Rechnungskorrektur" bei der gewünschten Rechnung aus.
Nachdem Sie die Aktion angeklickt haben, wird eine neue Stornorechnung erzeugt, in dem die Positionen aus dem Ausgangsdokument mit umgekehrten Vorzeichen eingefügt wird.
Des Weiteren wird die Ausgangsrechnung als Referenzdokument in den Dokumenteninformationen angezeigt.
Nun können Sie die Rechnung so bearbeiten, dass die zu korrigierenden Positionen übrigbleiben.
Wann muss ich eine Rechnung stornieren und wann kann ich eine Rechnungskorrektur erstellen?
Diese Fragestellung stellt immer wieder eine Herausforderung dar. Wir haben recherchiert und möchten Ihnen in der folgenden Tabelle eine Empfehlung zum Umgang mit dieser Frage in Sonepar-HERO geben.
Tabelle: Stornieren und Rechnungskorrektur
| Entwurf | fest-geschrieben | verbucht | versendet | bezahlt | Fehlerhaft nach § 14 UStG | Inhaltlicher Fehler | Minderleistung / Warenrücksendung / Teilstorno / Mängel / Rabattgewährung | |
| Rechnungsstatus | x | Rechnung beliebig änderbar | Rechnung beliebig änderbar | keine Option | ||||
| Rechnungsstatus | x | x | Stornieren & neue Rechnung | Stornieren & neue Rechnung | Rechnungs- korrektur | |||
| Rechnungsstatus | x | x | x | Stornieren & neue Rechnung | Stornieren & neue Rechnung | Rechnungs- korrektur | ||
| Rechnungsstatus | x | x | x | x | Stornieren & neue Rechnung | Stornieren & neue Rechnung | Rechnungs- korrektur (Kunde hat möglicherweise nur einen Teil bezahlt) |
Wir möchten darauf hinweisen, dass es sich hierbei lediglich um eine Empfehlung handelt und keine rechtsverbindliche Anleitung. Bitte wenden Sie sich bei entsprechenden Fragen direkt an Ihren Steuerberater.
Weitere Einstellungen
Für die Stornierung und die Rechnungskorrektur existiert ein Basistyp namens "Stornorechnung".
Dieser wird sowohl für die komplette Stornierung und für die Rechnungskorrektur genutzt.
Ihnen steht es selbstverständlich frei, weitere Dokumententypen mit dem Basistyp "Stornorechnung" zu erstellen und die Konfiguration auf Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.
Um eine bessere Unterscheidung zwischen einer Rechnungskorrektur und Stornorechnung zu erhalten, empfehlen wir diese Dokumente auch so zu benennen.
Sie können darüber hinaus für einzelne Rechnung definieren, welche Stornorechnung als Default für das Stornieren verwendet werden soll.
Buchungsfehler
Sollten Sie beim Stornieren eines buchungsrelevanten Dokuments einen Buchungsfehler bekommen, so gehen Sie wie folgt vor, für eine korrekte Buchhaltung. Löschen Sie dafür bitte in der fehlerhaften Stornorechnung alle Positionen heraus, sodass nur noch 0 € zu sehen sind. In der Übersicht ist keine Zahl mehr vorhanden, wenn alles korrekt herausgelöscht ist. Der Buchungsfehler dürfte nun behoben sein.
Stornorechnungen im Nachgang noch korrigieren, ist das möglich?
Ja, grundlegend ist es möglich, stornierte Rechnungen, noch im Nachhinein zu korrigieren. Dazu muss vorher allerdings eine Basiseinstellung getroffen werden. In der [Buchhaltung] unter [Einstellungen] sowie dem Punkt [Allgemein] muss der Haken bei "Buchungsrelevante Dokumententypen nach Erstellung / Versand nicht festschreiben" angeklickt, bzw. gespeichert werden. Ab jetzt können stornierte Rechnungen im Nachgang noch bearbeitet werden.