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Mahnungen und Zahlungserinnerungen mit Sonepar-HERO erstellen

Im Hilfsartikel finden Sie eine ausführliche Erklärung des neuen Mahnwesens inklusive Erklärvideos und Screenshots:

Wie gelange ich zum Mahnwesen und welche Funktionen bietet es?
 

Das Mahnwesen kann in HERO auf zwei Wegen aufgerufen werden:

  • Über die Seitenleiste links im Reiter [Buchhaltung] unter dem Menüpunkt [Mahnungen]

  • Über den Button [Zum Mahnwesen] in der Kachel [Buchhaltung] auf der Startseite.

 

Wenn das Mahnwesen zum ersten Mal aufgerufen wird, müssen zuerst Einstellungen festgelegt werden.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem der Name des neuen Dokumententyps, der Standardordner und der Nummernkreis ausgewählt oder angelegt werden können.

Die Einstellungen zum Mahnwesen lassen sich über [Buchhaltung] > [Einstellungen] aufrufen und anpassen.

Beim Mahnwesen können bis zu 6 individuelle Mahnstufen verwendet werden, diese werden in der gezeigten Einstellungsübersicht aufgelistet.
Dabei wird zwischen bis zu 3 Stufen zur Zahlungserinnerung sowie zur Mahnung unterschieden.

Der Schalter links zeigt an, ob die jeweilige Mahnstufe aktuell aktiviert oder deaktiviert ist. Welche und wie viele der Stufen verwendet werden sollen, kann individuell entschieden werden. Um eine Stufe zu aktivieren/deaktivieren, kann dieser einfach angeklickt werden.

Damit eine Mahnstufe aktiviert werden kann, muss vorher ein E-Mail-Template hinterlegt sein. Dies kann über den Button [bearbeiten] auf der rechten Seite eingestellt werden, dabei kann ein bereits vorhandenes Template ausgewählt oder ein neues erstellt werden.

Außerdem können die Intervalle der einzelnen Mahnstufen angepasst werden. Diese geben an, ab welchem Tag/Datum eine Stufe in Kraft treten soll. Die Intervalle beziehen sich dabei immer auf das angegebene Verzugsdatum der zugrundeliegenden Rechnung.
Beispielsweise kann so definiert werden, dass die 1. Zahlungserinnerung 4 Tage nach dem Verzugsdatum verschickt werden soll.

 

Vorstellung der Template-Verwaltung für Zahlungserinnerungen

Über den Button [Bearbeiten] kann man die gewünschte Zahlungserinnerung bearbeiten (z.B. 1. Zahlungserinnerung).

Am besten wählt man für den Namen immer eine eindeutige Bezeichnung ein, die für alle Mitarbeitenden verständlich ist. Tipp: Einen Namen wählen, der den Status im Mahnprozess eindeutig widerspiegelt.

Neue E-Mail-Templates können entweder in der [E-Mail-Templateverwaltung] oder mit dem [Plus Symbol] hinzugefügt werden. Hier sollte auch wieder darauf zu achten sein, dass der Name des Templates eindeutig ist (z.B. 1. Zahlungserinnerung - streng). Zudem kann auch ein Dateianhang für das Template ausgewählt werden.

Der gewünschte Text kann dann in das Textfeld eingetragen werden. Hier kann man auch über den Button [Vorlagen oder Platzhalter] mit diesen arbeiten. Platzhalter sorgen dafür, dass jede E-Mail individuell auf den jeweiligen Kunden und die Rechnung zugeschnitten ist.

Wenn der Text fertig formuliert ist, kann man das Template über den Button [Speichern] abspeichern.

Nachdem das Template ausgesucht ist, müssen die Mahnintervalle eingestellt werden. Hier wird festgelegt, nach wie vielen Tagen die nächste Mahnstufe ausgelöst werden soll. (z.B. 6 Werktage nach der ersten Erinnerung). Danach wird die Zahlungserinnerung mit dem Button [Speichern] gespeichert.

Danach kann man die Mahnstufe über den Schalter in die Übersicht aktivieren. In der Mahntabelle sieht man jederzeit, welche Mahnstufen aktiv sind und welche Erinnerungen bereits verschickt wurden.

 

Arbeiten mit dem Mahnwesen

Aufbau der Übersichtstabelle

 

Zur eigentlichen Übersicht deiner Mahnungen klicke [Buchhaltung] > [Mahnwesen] 

Die Reiter oben erlauben, zwischen den unterschiedlichen Mahntypen zu filtern.

 

Im Reiter [Alle] werden entsprechend alle überfälligen Rechnungen anzeigt, sowie deren aktueller Status.
Dabei kann, von links angefangen, eingesehen werden, um welchen Dokumententitel es sich handelt, sowie dessen aktueller Zahlungsstatus, wobei hier zwischen "offen" und "Teilzahlung" unterschieden und gefiltert werden kann.

Die Spalte [Mahnstufe] gibt an, in welcher Mahnstufe sich die Rechnung zum aktuellen Zeitpunkt befindet.

Passend dazu zeigt die Spalte [Nächste Mahnstufe] daneben, in wie vielen Tagen eine Rechnung in die nächste Stufe verschoben wird.

Ähnlich dazu zeigt die Spalte [Letzte Erinnerung], wann der entsprechende Kunde die letzte Erinnerung zur Zahlung erhalten hat. 

Wie bei Sonepar-HERO Tabellen üblich, können zudem beliebig weitere Informationen zu den jeweiligen Rechnungen als Spalten ein- oder ausgeblendet werden.

 

Manuelle Nutzung des Mahnwesens

Um nun beispielsweise eine Zahlungserinnerung für eine offene Rechnung zu erstellen, kann dies manuell über den Button [Zahlungserinnerung erstellen] auf der rechten Seite der Zeile getan werden.

Dabei öffnet sich ein Fenster, in welchem das gewünschte Template ausgewählt sowie die Nachricht der E-Mail angepasst werden kann.
Außerdem können weitere Anhänge hinzugefügt werden, zusätzlich zum Rechnungsdokument, das bereits automatisch als Anhang hinterlegt wird.
Im Falle einer Mahnung wird entsprechend das Mahndokument hinterlegt.


 

Alternativ kann eine Rechnung auch über den Button [Manuelles Erfassen] ohne das versenden einer E-Mail in die nächste Stufe verschoben werden, beispielsweise wenn eine mündliche Absprache mit dem Kunden erfolgt ist. 

 

Arbeiten mit dem semi-automatisierten Mahnlauf

 

Um nicht alle offenen Rechnungen händisch durch die einzelnen Mahnstufen bewegen zu müssen, kann dies auch über den semi-automatisierten Mahnlauf erledigt werden.

Dieser kann über den Button [Mahnlauf starten] rechts oben aufgerufen werden.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in welchem mehrere Rechnungen mit einem Mal in die nächste Mahnstufe verschoben werden können. Entsprechende E-mails werden dabei automatisch versendet.
Über die Hacken an der linken Seite können einzelne Rechnungen vom Mahnlauf ausgeschlossen, beziehungsweise wieder inkludiert werden.

Dabei beziehen sich die angezeigten Rechnungen immer auf die Mahnstufe, in deren Kartei man sich in der Übersicht aktuell befindet.
Startet man also den Mahnlauf beispielsweise während man sich, wie im Screenshot gezeigt, in der Kartei [1. Mahnung] befindet, werden einem im Mahnlauf die Rechnungen angezeigt, die sich aktuell in der Mahnstufe [1. Mahnung] befinden und zur 2. Mahnung verschoben werden.

 

 

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